Der MünchnerHyp nimmt Kurs in Richtung Zunkunft

Im Jahr 2017 wurden die Weichen gestellt. In einem gemeinsamen Workshop wurde ein Konzept bei der Münchener Hypothekenbank eG (MünchenerHyp) ausgearbeitet, wie der Arbeitsplatz der Zukunft aussehen sollte. Dabei stand insbesondere eine Modernisierung und Verbesserung der Möglichkeiten zur unternehmensinternen Kommunikation im Fokus. Bis zu diesem Zeitpunkt setzte die MünchenerHyp für E-Mail- und Kalenderfunktionalitäten das Datenbanksystem IBM Notes ein. Als Unified Communications-Client diente IBM Sametime. Während des besagten Workshops wurde beschlossen, von der IBM-Welt auf die Produktpalette von Microsoft zu wechseln. „Wir haben festgestellt“, so IT-Projektleiter Alexander Beetz, „dass das Angebot von Microsoft einfachbesser zu unseren Anforderungen passt. Unter anderem wegen des nahtlosen Zusammenspiels der verschiedenen Office-Anwendungen“. Darüber hinaus wurde erwogen, perspektivisch auch die bestehende TK-Anlage vom Typ Unify HiPath 4000 durch ein modernes VoIP-System abzulösen.

Im Rahmen einer internen Bedarfsanalyse wurden anschließend die Wünsche und Anforderungen der unterschiedlichen Fachabteilungen ermittelt. Wenn der Fokus zunächst noch auf der Einführung von Microsoft Outlook lag, ergaben sich schon bald Wünsche nach weiteren, darüber hinausgehenden Funktionen. Künftig sollte unter anderem möglich sein, Konferenzen und Ad-hoc-Besprechungen einzuberufen, Präsenzstatus einzusehen oder über feste Chatrooms zu kommunizieren. Um all diese Features abzudecken, wurde der Wechsel auf eine Skype for Business-Infrastruktur beschlossen. „Wir haben früh erkannt, dass wir mit der Umsetzung dieses Vorhabens technisch an unsere Grenzen stoßen und die Hilfe eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmen mussten“, erinnert sich Alexander Beetz. Die MünchenerHyp nahm deshalb Kontakt zu mehreren Dienstleistern auf. Letztlich fiel die Wahl auf IP Dynamics, die nicht nur eine persönliche Empfehlung, sondern auch das attraktivste Angebot vorzuweisen hatten. Zudem überzeugten die Spezialisten von IP Dynamics im persönlichen Gespräch.

Im Dezember 2018 versammelte sich das Projektteam, bestehend aus Kolleginnen und Kollegen der MünchenerHyp und von IP Dynamics, zum gemeinsamen Kickoff-Workshop in der bayerischen Landeshauptstadt. Im Zuge dieses Termins wurden Aufgaben innerhalb des Projektteams verteilt, die technischen Details spezifiziert und der Ablauf des Rollouts festgelegt. Die weitere Koordination erfolgte weitgehend über eine gemeinsame Gruppe in Microsoft Teams. „Nach dem Kickoff haben wir uns lediglich zu einem weiteren Präsenz-Workshop verabredet“, erklärt Alexander Besold, der verantwortliche Projektmanager aufseiten von IP Dynamics. „Abgesehen davon haben wir den gesamten Rollout auf Wunsch der MünchenerHyp remote realisiert.“ Zu diesem Zweck wurde seitens der Bank ein Notebook bereitgestellt, über das die Kollegen von IP Dynamics per Zugriff aus der Ferne arbeiten konnten. „Für uns hatte diese Vorgehensweise den schönen Nebeneffekt, dass wir über das Notebook am Remote-Arbeitsplatz einzelne Arbeitsschritte nachvollziehen und dadurch unser eigenes Wissen erweitern konnten“, so Alexander Beetz.

Zunächst wurde das technische Backend samt Serverinfrastruktur bereitgestellt. Zeitgleich wurde über ein parallel laufendes Projekt die Infrastruktur der Telefonie aktualisiert und unter anderem um einen Session Border Controller des Herstellers Oracle erweitert. Nach dem anschließenden Rollout von Microsoft Outlook und Skype for Business für eine Pilotgruppe von 40 Usern, wurde die Lösung schließlich für alle Nutzer bereitgestellt. Gemäß Vorgabe der MünchenerHyp wird Skype for Business gegenwärtig nur intern eingesetzt, da die Unify-Anlage auch weiterhin als Telefonie-Lösung im Einsatz ist. So nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Skype for Business für Gespräche von Skype zu Skype, für Konferenzen, Chat und Präsenzinformationen. Schon heute existiert jedoch eineTestgruppe, in der Skype for Business auch mit externer Telefonieanbindung getestet wird. Der Unified Communications-Dienst wurde an den neuen Session Border Controller angeschlossen, um die Voraussetzungen für einen späteren Wechsel von Unify auf Skype zu ermöglichen.„Während des Rollouts hatten wir zu keinem Zeitpunkt dasGefühl, das Aufgaben unerledigt liegen geblieben sind“, lobt Beetz. „Die Spezialisten von IP Dynamics haben stets umgehend reagiert und offene Tickets und Aufgaben zügig und selbstständig umgesetzt.“

Um die technische Infrastruktur vorbereiten zu können, wurde der Rollout auf Wunsch der Bank langsam durchgeführt und im April 2019 abgeschlossen. Heute kommunizieren insgesamt rund 670 User an elf Standorten über die neue Lösung. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter freuen sich über die neuen Kommunikationsmöglichkeiten. Beispielsweise wird heute die Chatfunktion von Skype for Business für produktive Absprachen eingesetzt. Anstelle von langen Mail wechseln werden Abstimmungen oder Übergaben nun kurzerhand über feste Chatgruppen durchgeführt. „Man kommt im Chat“, fasst IT-Projektleiter Alexander Beetz zusammen, „einfach schneller auf den Punkt“. Auch die Möglichkeit, Konferenzen per Skype for Business abzuhalten, wird rege genutzt – natürlich inklusive der nützlichen Funktion des Desktop-Sharings. Darüber hinaus eröffnet Microsoft Outlook dank Einbettung in die gesamte Office-Welt eine willkommene Möglichkeit zur nahtlosen Zusammenarbeit mit den Kolleginnen und Kollegen.

Die Lösung ist auf zwei Rechenzentren aufgeteilt. So wurde beispielsweise die Skype for Business-Infrastruktur redundant und ausfallsicher aufgebaut. Die Wartung und der Service des Systems werden ebenfalls von IP Dynamics übernommen. Aufseiten der MünchenerHyp ist man rundum zufrieden mit der Leistung des kompetenten Dienstleisters. „Uns hat vor allem die agile Umsetzung des Projekts durch IP Dynamics imponiert“, resümiert Beetz. „Innerhalb des Projektteams haben wir eine flache Hierarchie, ein einfaches Aufgabenmanagement und vor allem eine immer direkte und transparente Kommunikation gelebt.“

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