Vergessen Sie nicht Ihre Mitarbeiter! – Drei Strategien für erfolgreiches Change Management

Bei der Einführung neuer Software in Unternehmen gibt es viel zu beachten. Die Auswahl der richtigen Softwarelösung, die Evaluation potenzieller Auswirkungen auf bestehende Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse und die Sicherstellung einer reibungslosen Integration in bestehende Systeme sind von entscheidender Bedeutung. Doch neben all diesen durchaus wichtigen Faktoren wird ein wesentlicher Aspekt oft übersehen: Die Auswirkungen auf die eigenen Mitarbeiter.

Damit sich die Umstellung und der Aufwand am Ende auch wirklich lohnen und die Optimierung der Arbeitsprozesse gelingt, muss die Akzeptanz der User gewährleistet werden. Doch wie genau kann das gelingen? Hier sind drei bewährte Strategien, auf die es ankommt:

1. Kontinuierliche, wohl dosierte Kommunikation

Die klare Kommunikation über technologische Änderungen ist entscheidend. Warum muss etwas geändert werden? Wie wird die Änderung vonstattengehen? Und was ändert sich an der Arbeitsweise?

Zu Beginn des Change Prozesses gibt es meist viele Ideen zum Thema „Kommunikation“. Es werden Plakate gedruckt, Websites erstellt, E-Mails geschrieben und Info-Meetings angeboten. Während des tatsächlichen Umstellungsprozesses und der eigentlichen Einführung der neuen Software erlahmt die Kommunikation dann jedoch. Die User sind informiert und geschult, alle Informationen sind online oder über einen Newsletter verfügbar und die technischen Herausforderungen weitestgehend gemeistert.

Oft wird dabei aber vergessen, dass die von der Umsetzung betroffenen Mitarbeiter vor der Umstellung wenig Interesse für die anstehenden Veränderungen und vor allem für die neuen Arbeits- und Anwendungsweisen zeigen. Teilweise führt eine unkontrollierte Informationsflut zusätzlich zu negativen Effekten, welche die Akzeptanz der User abschwächen.

Hinsichtlich der transparenten Kommunikation kommt es darauf an, dass die vorläufigen Informationen vorab allen Betroffenen bekannt sind. In vielen Fällen empfiehlt es sich, über die Notwendigkeit der Veränderung aufzuklären. Gegebenenfalls können in diesem Zusammenhang interne Workshops zu den betreffenden Themen (wie z.B. IT-Sicherheit u.ä.) angeboten werden. Wichtig ist jedoch, dass kein Informationsüberfluss entsteht, der für die betroffenen Nutzer gar nicht zu verarbeiten ist.

Während des Umstellungsprozesses sollten die betroffenen Nutzer jederzeit die Möglichkeit haben, ihre Fragen und Bedenken mit einem Ansprechpartner zu klären. Oft sind zur Zeit der Systemumstellung die Ressourcen so eng geplant, dass keine individuelle Informationsmöglichkeit mehr geboten werden kann, obwohl diese dringend benötigt würde.

Hierfür ist es hilfreich, vor allem die Führungskräfte frühzeitig als Multiplikatoren und Ansprechpartner einzubinden und sie vor der Einführung auf ihre Rolle im Change-Prozess vorzubereiten. Weitere erfolgsversprechende Angebote, die auch IP Dynamics in der Umsetzungsphase bietet, sind sogenannte Floorwalker und Sprechstunden.

2. Breitgefächerte Schulungsangebote

Investieren Sie in Schulungen und Ressourcen, um die Mitarbeiter auf die Veränderungen vorzubereiten. Stellen Sie Use-Case-orientierte Arbeitsabläufe dar und bieten Sie verschiedene Schulungsformate, wie z.B. Online-Kurse im Selbststudium, Webinare oder Präsenzschulungen.

Bei der Einführung neuer Software ist zu bedenken, dass diese ein breites Feld an Anwendern betrifft, die in unterschiedlicher Weise vorgebildet sind. Bieten Sie deshalb verschiedene Schulungsformate an. Jeder lernt anders: Einige Anwender sind mit einem Onlinekurs oder einem Handbuch zufrieden, andere benötigen Unterstützung in einer Präsenzeinweisung mit der Möglichkeit, neue Funktionen auszuprobieren. Bei prozessualen Anpassungen ist es hingegen empfehlenswert, ein Webinar anzubieten, an dem alle Mitarbeiter verpflichtend teilnehmen, um eine einheitliche Arbeitsweise zu gewährleisten.

Pflichtveranstaltungen sollten jedoch immer auf das Wichtigste reduziert werden und zeitlich sowie räumlich flexibel gestaltet sein. Außerdem ist es wichtig, genügend Zeit für Fragen oder den gemeinsamen Austausch einzuplanen.

Bei Präsenzveranstaltungen sollte beachtet werden, dass es hier nicht rein um den technisch-funktionellen Inhalt geht, sondern viele Anwender auch emotional abgeholt werden wollen.

3. Agile Methoden

Agile Ansätze können in der IT besonders effektiv sein, um Veränderungen umzusetzen. Hierzu gehört eine transparente Feedbackkultur sowie ständiges Überprüfen und Anpassen des Veränderungsprozesses.  

Die Einführung einer neuen Software ist vor allem in großen Unternehmen eine Veränderung „von oben herab“ und lässt sich in der Regel auch gar nicht anders umsetzen. Für weitreichende Veränderungen dieser Art fehlen den operativ tätigen Mitarbeitern schlicht die Expertise und der Überblick.

Damit solche tiefgreifenden Veränderungen trotzdem auf Akzeptanz stoßen und die Neuerungen bestmöglich umgesetzt werden können, ist es ratsam, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre Gedanken mitzuteilen und ihnen das Gefühl zu geben, gehört zu werden. Eine solche Teilhabe der Mitarbeiter ist meist auch für die ausführenden Projektteams sehr gewinnbringend, da sie auf Dinge aufmerksam gemacht werden, die ihnen aufgrund ihres möglicherweise fehlenden Praxisbezugs gar nicht bewusst waren.

Auch hier ist das Einbeziehen der Führungskräfte essenziell. Damit Führungskräfte gut auf die Sorgen und Kritik ihrer Mitarbeiter reagieren können, bedarf es wiederum einer entsprechenden Sensibilisierung aber auch eines technischen Verständnisses.

Darüber hinaus ist es nicht ungewöhnlich, dass sich im Praxistest noch einmal neue Anforderungen oder ganz neue Use Cases ergeben, die im Vorfeld nicht bedacht wurden. Da der Software-Entwicklungsprozess selbst in der Regel einem agilen Verfahren unterliegt, ist auch die Anpassung der Anforderungen ein Aspekt, der von Anfang an mit eingeplant werden sollte.

Gemeinsam zum Erfolg

Um die neuen Arbeitsprozesse im Unternehmen zu etablieren und wirklich zu leben, ist die Einbeziehung der Mitarbeiter über alle Phasen zu berücksichtigen. Beherzigen Sie die genannten Strategien, haben Sie eine gute Chance, für ein erfolgreiches Change Management zu sorgen!

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