Einfach Teams! Oder geht’s gar nicht so leicht?

Die Coronakrise kennt auch Gewinner. Microsofts 2017 veröffentlichte Kommunikations- und Collaboration-Plattform Teams gehört zweifellos dazu. Während weltweit eine schier ungeheure Zahl von Arbeitnehmern ohne lange Vorlaufzeit ins Homeoffice gewechselt ist, erlebte der Dienst einen regelrechten Boom. Ende März 2020 ist die Zahl der weltweit pro Tag aktiven Teams-Nutzer innerhalb einer Woche um 12 Millionen auf insgesamt 44 Millionen gestiegen. Wiederum einen Monat später wurden 75 Millionen täglich aktive Nutzer gezählt. Inzwischen, rund ein halbes Jahr nach dem Beginn der globalen Krise, dürfte die Zahl der User noch einmal wesentlich höher liegen.

Schon der Teams-Vorgänger Skype for Business hatte seinerzeit die Kommunikation in vielen Unternehmen revolutioniert. Nachdem die Onlineversion dieses Dienstes im vergangenen Jahr zum 31. Juli 2021 abgekündigt wurde, ist Microsoft nun offenbar mit Teams der nächste Volltreffer geglückt. Neben der Möglichkeit, mit den Kollegen zu telefonieren, zu chatten oder zu konferieren, sind viele nützliche Apps und vor allem die Integration von SharePoint kaum noch aus dem Arbeitsalltag wegzudenken.

Dabei gestaltet sich die kollaborative Nutzung der verschiedenen Anwendungen von Microsoft über das Microsoft 365-Abo denkbar einfach. Anwender können, sofern Teams nicht explizit deaktiviert wurde, direkt loslegen. Sie können nach Belieben Teams erstellen, Gäste einladen sowie Dokumente ablegen und teilen. Die Plattform macht das gemeinsame Arbeiten intuitiv, schnell und unkompliziert. Alle Features sind gemäß der Standardeinstellung aktiviert und können unmittelbar von den Anwendern genutzt werden. Und genau das ist doch im Sinne der Unternehmen – oder?

Viele Wege führen zu Teams

Die Einrichtungsmöglichkeiten von Microsoft Teams sind ebenso vielfältig wie der Funktionsumfang. IP Dynamics hat als erfahrener Integrator und langjähriger Microsoft Gold-Partner drei Vorgehensweisen beobachtet, nach denen deutsche Unternehmen bei der Einrichtung von Teams verfahren:

1. Schnell und agil

‍Microsoft Teams wird ohne große Vorbereitung ausgerollt. Die Anwender entscheiden, wie sie die Anwendung nutzen möchten und etablieren individuelle Workflows. Das Unternehmen verzichtet dabei vollkommen auf verbindliche Vorgaben und setzt den Mitarbeitern keine Grenzen. Jedes Team organisiert seine Struktur frei nach den eigenen Bedürfnissen. Sofern technische oder organisatorische Probleme auftreten, werden diese agil behandelt.

2. Zurückhaltend und abwartend

‍Aufseiten des Unternehmens ist unklar, welche Vorteile Microsoft Teams den eigenen Mitarbeitern bringt, ob die Software akzeptiert würde und inwieweit sie das Unternehmen voranbringen kann. Bevor nicht geklärt ist, welcher Nutzen dem finanziellen Aufwand gegenübersteht, wird das Unternehmen keine strategische Entscheidung treffen.

3. Strukturiert und dosiert

Das Unternehmen analysiert die Bedürfnisse und Arbeitsabläufe der eigenen Mitarbeiter und entwickelt ein maßgeschneidertes Konzept für die Einrichtung von Microsoft Teams. Nicht benötigte Funktionen werden deaktiviert oder auf administrativer Ebene verwaltet, der Gestaltungsspielraum der Anwender wird sinnvoll eingegrenzt. Microsoft Teams wird gezielt eingesetzt, um Unternehmensprozesse zu verbessern. Die Anwender sollen nicht überfordert werden.

Schnell, agil, zu viel?

Nach dem Beginn der Coronakrise waren viele Unternehmen durch die rapide Veränderung der Rahmenbedingungen gezwungen, Microsoft Teams nach der Vorgehensweise schnell und agil einzuführen. Ungeachtet dessen war die Begeisterung vielerorts groß, weil sich die Zusammenarbeit aus dem Homeoffice per Teams zügig und unkompliziert realisieren ließ. Aus Beratersicht musste IP Dynamics die anfängliche Euphorie jedoch oftmals bremsen. Zwar kann der gewünschte Funktionsumfang auf Anhieb bereitgestellt werden, jedoch liegen im Detail einige Tücken verborgen.

Da die Anwender in der Regel nicht auf die Einführung der neuen Plattform vorbereitet und entsprechend geschult wurden, bleibt die Abgrenzung zu anderen Tools und Diensten unklar. Zwar beteiligt sich jeder Kollege auf irgendeine Art und Weise, doch weiß keiner so recht, für welche Arbeit sich welcher Dienst am besten eignet. Außerdem sind die Outlook-Adressbücher der Mitarbeiter häufig schon nach wenigen Wochen mit unzähligen Microsoft Teams-Postfächern überfüllt. Hinzu kommen zahlreiche Teams, die nur zu Testzwecken angelegt wurden.

Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass sensible Inhalte auch von externen Personen eingesehen werden können, da sich die Mitglieder eines Teams des externen Zugriffs nicht bewusst sind. Der mangelhafte Datenschutz ist nicht nur aus Sicht der unternehmensinternen Revision ein Problem.

Da meist eine zentrale Stelle fehlt, die das Erstellen der Teams koordiniert, entsteht oftmals Verwirrung. Die Anwender verlieren den Überblick und wissen bald nicht mehr, welche Teams für sie relevant sind. Die User-Akzeptanz leidet und Unzufriedenheit breitet sich aus. Die Kollegen aus den IT-Fachbereichen ärgern sich wiederum über den Kontrollverlust und das zunehmende Chaos im Azure Active Directory. Ihnen fehlen die Steuerungsmöglichkeiten, um das Anlegen von Teams und die Ownership der Objekte überwachen und einen Life Cycle sicherstellen zu können.

Bei unzureichender Vorbereitung der Rolloutphase wachsen mit zunehmender Nutzungsdauer die Probleme im Zusammenhang mit Microsoft Teams sowie die allgemeine Unzufriedenheit im Unternehmen.

Umsichtiger Rollout führt zu mehr Freude mit Teams

Drei Themen sind zu beachten, damit Teams später auch wirklich einfach und gewinnbringend eingesetzt werden kann:

1. Anwendungsbereich (Scope)
2. Steuerung (Governance)
   a) Regeln (Rules & Regulations)
   b) Rollen & Verantwortung (Roles & Responsibilities)
   c) Erstellungsprozess & Lebenszyklus (Provisioning & Life Cycle)
3. Einführung (Adoption & Change)

Diese Anforderungen sind im Grunde nicht neu. Ihre Berücksichtigung ist jedoch für die Einführung von Cloud-Diensten und insbesondere für Collaboration-Tools wie Microsoft Teams von zentraler Bedeutung, um neben einem runden Benutzererlebnis auch die gängigen Datenschutzbestimmungen zu erfüllen. Die folgende Tabelle bildet die wichtigsten Fragen ab, die im Zuge der Einführung von Microsoft Teams zu beachten sind:

Ein erfahrener IT-Partner kann helfen, diese und weitere Fragen zu beantworten und daraus ein maßgeschneidertes Konzept für den Rollout von Microsoft Teams abzuleiten. Dabei sollten die verantwortlichen Mitarbeiter des betreffenden Unternehmens über das gesamte Projekt hinweg eng mit dem beratenden IT-Partner zusammenarbeiten. So können Arbeitsabläufe gemeinsam analysiert und praxisnahe Use Cases entwickelt werden.

Im Idealfall geht die Beratung über die Einführung von Microsoft Teams hinaus. So bleibt die Nutzung von Teams nicht nur ein kurzfristiger Erfolg, sondern führt auch langfristig zu mehr Freude und Erfolg bei der täglichen Zusammenarbeit.