Eine Stadt setzt auf innovaphone

Die baden-württembergische Stadt Villingen-Schwenningen vertraut seit über zehn Jahren auf die Unterstützung und Expertise von IP Dynamics. Die Zusammenarbeit nahm 2012 ihren Anfang, als das Hamburger IT-Unternehmen den Support für die damals eingesetzte TK-Anlage des Herstellers Avaya übernahm. Nur ein Jahr später begann die Stadt, ihre alte Telefonanlage sukzessive gegen ein neues System von innovaphone auszutauschen. Im Zuge dessen richtete IP Dynamics mit dem selbstentwickelten Dynamic Attendant drei bis heute genutzte Vermittlungsplätze ein.

Da sich die TK-Infrastruktur der Stadt Villingen-Schwenningen über mehrere Standorte und Liegenschaften erstreckt, wurde die Migration auf die neue Anlage sanft vorgenommen. Die Stadt hat das Tempo bestimmt, mit dem der Wechsel umgesetzt wurde. Dies war problemlos möglich, da IP Dynamics sowohl das Alt- als auch das Neusystem im Service betreut hat. Heute stellt innovaphone mit über 1.000 angebundenen Nutzerinnen und Nutzern das führende System. Die Avaya-Anlage ist über Gateways angebunden und wird nur noch von einigen wenigen Außenstellen genutzt.

Insgesamt umfasst das System 26 Schulen, 18 Kindergärten und sieben Ortsverwaltungen. Die Einrichtungenwurden ganz unterschiedlich angebunden – teilweise per VPN, über einen Reverse Proxy, per Richtfunk oder über ein eigenes Netz. Hier hat sich die Offenheit der innovaphone-Anlagebezahlt gemacht.

2022 erfolgte der nächste Modernisierungsschritt: Das innovaphone-System erhielt ein Upgrade auf die aktuelle Version v13. Zugleich beschaffte die Stadt Villingen-Schwenningen für alle Nutzerinnen und Nutzer eine Unified-Communications-Lizenz.

„In all den Jahren hat sich IP Dynamics als zuverlässiger Partner erwiesen“, so Herbert Reser, verantwortlich für Netzwerk und Telefonie bei der Stadt Villingen-Schwenningen. „Wegen der hohen Expertise und schnellen Reaktionszeiten haben wir uns auf die erneute Zusammenarbeit mit IP Dynamics gefreut.“ Villingen-Schwenningen nutzt sowohl klassische Telefon-Endgeräte als auch Soft Clients. Nach Abschluss des Rollouts soll die Anlage der Stadt auf 1.200 Endgeräte erweitert werden. Die alte Anlage des Herstellers Avaya wird dann endgültig abgelöst.

Mit dem Upgrade auf die innovaphone-Version v13 erfolgte zudem der Wechsel von der alten Unified-Communications-Plattform myPBX auf die neue Plattform myAPPS. Zuvor hatten nur wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die UC-Funktionalitäten, nun kommen allein deren Genuss. Ab sofort ist es also problemlos möglich, per Chat zu kommunizieren, spontane Telefonkonferenzen einzuberufen, Voicemail-Funktionen zu nutzen, den Bildschirm zu teilen und vieles mehr. Durch die Einführung von myAPPS werden verschiedene Arbeitsabläufe für die Angestellten der Stadt Villingen-Schwenningen wesentlich komfortabler. Dank der Softphone-Funktion des myAPPS-Clients und der ortsunabhängigen Nutzung von allen dienstlichen Rufnummern ist nun auch ein schneller Umstieg auf mobiles Arbeiten möglich. Der Wechsel auf myAPPS fiel nicht schwer, da allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine kurze Anleitung ausgehändigt wurde. „Tatsächlich gab es nach dem Rollout im Rahmen einer internen Besprechung sogar Beifall von den Kolleginnen und Kollegen“, erinnert sich Herbert Reser. „Die Freude über die neue Lösung war allseits wirklich groß.“

‍Eine weitere Besonderheit des Systems sind die bereits erwähnten Vermittlungsplätze. Die Software-Lösung Dynamic Attendant war in Verbindung mit einem Voxtron Communication Center des Herstellers Enghouse Interactive in der Lage, die alte und neue Telefonanlage im Parallelbetrieb zu bedienen. Da ein sehbehinderter Kollege an einem der drei Vermittlungsplätze arbeitet, wurde die Software barrierefrei gestaltet und kann per Braillezeile gesteuert werden.

Der Wechsel auf innovaphone und den Unified-Communications-Client myAPPS hat sich für die Stadt Villingen-Schwenningen schon jetzt gelohnt. Die Lösung wird von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut angenommen und lässt genügend Raum für zukünftige Weiterentwicklungen. Schon heute zeigt sich, dass auf neue Anforderungen flexibel reagiert werden kann. In Zeiten von zunehmender Homeoffice-Tätigkeit sei beispielsweise denkbar, eine Shared-Desk-Arbeitsweise einzuführen, so Herbert Reser mit Blick in die Zukunft. Hierfür könnten die entsprechenden Bereiche dann vollständig auf Softphones umgestellt werden. Reser: „Was auch kommt – wir freuen uns, dass uns IP Dynamics bei unseren Projekten immer mit Rat und Tat zur Seite steht.“